Apa itu Stock Opname: Manfaat, Tahapan, dll

Stock opname adalah tahapan dalam bisnis yang dilakukan untuk mengetahui jumlah persediaan barang. Proses ini dapat memakan waktu yang cukup lama untuk sebuah bisnis yang mempunyai produk sangat banyak, seperti supermarket dan department store lainnya. Ketahui detail manfaat dan tahapannya dibawah ini!

Apa Itu Stock Opname?

Stock opname merupakan kegiatan menghitung persediaan barang di gudang yang bisa dijual secara fisik. Perhitungan barang dilakukan secara langsung dengan memeriksa apakah terdapat barang yang rusak hingga hilang.

Biasanya terdapat barcode pada setiap produk yang juga memuat SKU (stock keeping unit), ini akan lebih memudahkan perusahaan sehingga perhitungan stok juga lebih tepat.

Manfaat Stock Opname

Mengetahui jumlah stok barang adalah hal yang wajib untuk dilakukan. Perhitungan stok ini akan dilakukan agar perusahaan mengetahui apakah persediaan barang pada catatan pembukuan sama dengan yang ada di gudang. Berikut adalah beberapa manfaat dari prosedur ini:

1. Menghindari Penyimpangan Stok

Manfaat yang pertama adalah tentu saja untuk menghindari penyimpangan stok barang yang ada di catatan pembukuan dan yang ada di gudang. Kecocokan data ini tentu saja sangat penting untuk menghindari adanya barang yang kekurangan atau justru kelebihan dari yang dibutuhkan pasar.

2. Meminimalisir Stok Habis

Tanpa melakukan perhitungan stok, bisa saja tiba-tiba stok barang habis dan tidak perusahaan tidak bisa memenuhi kebutuhan pasar. Apabila sudah mengetahui kapan stok menipis, perusahaan dapat mulai kembali mengisi stok barang agar tidak sampai habis.

3. Analisis Stok Barang

Stock opname menghasilkan data yang akurat dari waktu ke waktu. Nantinya data ini bisa dijadikan sebagai analisis dan evaluasi stok barang untuk tahun-tahun selanjutnya.

Prosedur ini juga membantu mengukur stok barang agar penjualan berjalan lancar sehingga ini juga termasuk ke dalam proses manajemen yang baik.

4. Mengetahui dengan Jelas Kondisi Stok

Bukan hanya jumlah barang yang harus diperiksa, tapi juga dengan kondisinya. Apabila terdapat barang yang sudah tidak layak jual, tentu stoknya harus dipisahkan dari barang yang masih layak untuk dijual.

Apabila produk yang tidak layak jual jumlahnya tidak normal, tentunya perusahaan dapat mengevaluasi sistem penyimpanan barang yang mungkin belum benar dan efisien.

5. Mengevaluasi Arus Masuk Keluar Barang

Arus masuk dan keluar barang harus tercatat dengan baik di pembukuan. Prosedur ini dapat membantu menilai apakah pencatatan sudah dilakukan dengan baik selama ini.

Apabila terjadi banyak perbedaan, bisa jadi ini disebabkan karena arus masuk keluar yang tidak dicatat dengan baik.

6. Mengidentifikasi Kecurangan dan Kelalaian

Ketidaksesuaian jumlah bisa disebabkan oleh catatan arus keluar masuk yang tidak benar atau bisa juga karena barang hilang.

Hal seperti ini bisa dikategorikan sebagai kecurangan atau kelalaian staf gudang. Tentunya perusahaan dapat langsung melakukan tindakan apabila hal ini benar terjadi.

Tahap-Tahap Stock Opname

Prosedur stock opname dibagi menjadi beberapa tahapan, di antaranya sebagai berikut:

1. Tahap Awal

Tahapan pertama ini sudah dapat dimulai satu minggu sebelum dilaksanakannya perhitungan stok barang. Berikut berbagai hal yang dilakukan di tahap ini:

1. Staf gudang diinstruksikan untuk menyiapkan stiker atau tag yang nantinya digunakan untuk menandai stok barang yang sudah dihitung pada proses perhitungan.
2. Staf gudang diinstruksikan untuk merapikan persediaan barang dan menatanya sesuai kode dan jenis barang agar lebih beraturan dan untuk memudahkan proses perhitungan stok barang nantinya.
3. Staf gudang diinstruksikan untuk melengkapi setiap stok dengan barcode untuk memudahkan proses perhitungan barang.
4. Staf gudang diinstruksikan untuk menyiapkan stiker atau tag untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung ketika melakukan perhitungan. Biasanya stiker ini bertuliskan “TIDAK DIHITUNG”.

2. Tahap Persiapan (Briefing)

Persiapan atau briefing dilaksanakan pada H-1 sebelum hari dilaksanakannya stock opname. Berikut hal yang dikerjakan pada tahapan ini:

1. Mengumpulkan semua staf yang akan melakuan prosedur perhitungan stok dan mengingatkan kembali apa saja tugas-tugas yang nantinya akan dilaksanakan oleh setiap orang.
2. Staf gudang diinstruksikan untuk melengkapi data mutasi barang hingga jam tutup operasional di H-1 sebelum hari perhitungan tersebut.
3. Staf gudang diinstruksikan untuk menghentikan mutasi barang di jam tutup operasional paada H-1 tersebut. Selama proses perhitungan barang memang tidak boleh ada barang keluar masuk agar tidak membingungkan proses perhitungan.

3. Tahap Pelaksanaan

Selanjutnya masuk ke tahap pelaksanaan. Berikut adalah hal-hal yang dilakukan pada saat tahap pelaksanaan:

1. Mengecek kembali sistem untuk memastikan semua transaksi stok sudah ada di dalamnya.
2. Mencetak catatan stok untuk diberikan pada petugas yang akan melakukan perhitungan. Catatan ini bukan diberikan pada staf gudang karena mereka tidak boleh mengetahui jumlah barang yang ada dalam sistem. Biasanya yang melakukan perhitungan adalah petugas audit.
3. Proses perhitungan dimulai dan stok yang sudah selesai dihitung akan diberikan tag atau stiker sebagai tanda.
4. Lembaran perhitungan stok yang sudah diisi kemudian diserahkan ke bagian data input untuk dimasukkan ke dalam Microsoft Excel. Selanjutnya data akan diolah untuk mengetahui apakah terdapat selisih stok antara data yang ada di sistem sebelumnya dengan yang baru dihitung.
5. Perhitungan selesai dilakukan, kemudian akan dilakukan pengecekan ulang pada stok yang mengalami selisih perhitungan untuk memastikan benar adanya selisih atau hanya terjadi salah hitung.
6. Selanjutnya hasil stock opname akan diserahkan ke bagian audit agar dapat dilakukan penyesuaian stok antara yang ada di gudang dan di sistem.

Kapan Melaksanakan Stock Opname?

Prosedur ini dilakukan secara rutin dengan periode bergantung pada kebijakan perusahaan. Bisnis skala kecil mungkin bisa melakukan perhitungan stok ini setiap hari di akhir hari atau setiap minggu.

Perusahaan skala besar mungkin akan melakukan perhitungan setiap bulan, per tiga bulan, per empat bulan, atau bahkan setiap tahun. Tentunya semakin sering dilakukan akan lebih baik untuk mencegah adanya selisih stok.

Apabila jumlah barang sangat banyak, prosedur ini bisa memakan waktu lama hingga lebih dari satu hari. Disarankan untuk melakukan prosedur ini ketika sedang libur karena memang gudang perlu ditutup sementara selama proses ini berlangsung.

Meskipun menyita waktu dan merepotkan, tapi proses ini memang wajib dilewati oleh pemilik bisnis karena memang akan menentukan baik tidaknya sebuah manajemen bisnis. Tanpa manajemen yang baik, tentunya akan sulit sebuah bisnis untuk sukses.

Itu dia berbagai hal yang perlu kamu ketahui tentang stock opname yang sangat penting bagi suatu bisnis. Sekecil apa pun bisnismu, memang tetap penting mengetahui stok pasti dari barang yang akan dijual agar tetap bisa memenuhi permintaan pasar.